Rejestracja oświadczeń

Zasady rejestracji oświadczeń o zamiarze powierzania wykonywania pracy obywatelom Republiki Armenii, Republiki Białorusi, Republiki Gruzji, Republiki Mołdowy, Federacji Rosyjskiej, Ukrainy.

UWAGA: zgodnie z informacją Ministerstwa Rodziny Pracy i Polityki Społecznej procedura rejestracji oświadczeń obowiązuje do końca 2017 r. Przewidywany termin wejścia w życie zmian to 1 stycznia 2018 roku.


Obywatele Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Federacji Rosyjskiej i Ukrainy mogą podejmować krótkoterminową pracę w Polsce (maksymalnie do 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy) bez obowiązku uzyskiwania zezwolenia na pracę.

W Urzędzie Pracy m. st. Warszawy rejestrowane są tylko i wyłącznie oświadczenia wypełnione na stronie www.praca.gov.pl następnie wydrukowane wraz z pouczeniem w 2 egzemplarzach i złożone osobiście przez pracodawcę, upoważnionego pisemnie pracownika, bądź pełnomocnika z pełnomocnictwem poświadczonym notarialnie w siedzibie urzędu przy ul. Grochowskiej 171 B, na stanowisku nr 18, 19 i 20.

Obsługa interesantów składających i odbierających oświadczenia odbywa się od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00 – 12.00, według kolejności pobieranych numerków.

Numerki wydawane są do godziny 12.00.

Oświadczenie należy złożyć co najmniej 10 dni przed planowaną datą zatrudnienia cudzoziemca. Jeżeli wskazana data zatrudnienia cudzoziemca jest wcześniejsza niż 10 dni od dnia złożenia oświadczenia, nie zostanie ono zarejestrowane.

Urząd Pracy w Warszawie rejestruje oświadczenia w terminie 10 dni od daty złożenia.

Urząd Pracy m. st. Warszawy zastrzega sobie prawo odmowy rejestracji wcześniej przyjętych oświadczeń, jeśli w toku dalszych czynności weryfikacyjnych wynikną okoliczności za tym przemawiające.

Urząd Pracy m.st. Warszawy rejestruje oświadczenia :

  • spółek zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym /KRS/ mających siedzibę i adres w mieście stołecznym Warszawa;
  • przedsiębiorców będących osobami fizycznymi wpisanych do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej /CEIDG/ ze stałym meldunkiem w mieście stołecznym Warszawa;
  • pracodawców, (spółki, jednoosobowa działalność gospodarcza, fundacje i stowarzyszenia) którzy prowadzą działalność gospodarczą nie krócej niż 12 miesięcy i nie mogą zaspokoić potrzeb kadrowych w oparciu o lokalny rynek pracy;
  • osób fizycznych posiadających źródło stabilnego i regularnego dochodu, wystarczającego na pokrycie kosztów utrzymania siebie i członków rodziny, którzy nie mogą zaspokoić potrzeb kadrowych w oparciu o lokalny rynek pracy w ilości maksymalnie 4 oświadczeń w okresie 12 miesięcy.

Nie rejestruje się oświadczeń gdy:

  • • spółki wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego nie złożyły sprawozdań finansowych za 2015 rok (Ustawa o rachunkowości Dz.U. 1994r. Nr 121 poz. 591) w ustawowo przewidzianym terminie a na dzień składania w Urzędzie Pracy m. st. Warszawa "Oświadczeń o zamiarze powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcowi spoza Unii Europejskiej", nie będzie wpisu potwierdzającego złożenie rocznego sprawozdania finansowego za rok 2015, 2016 na stronie Krajowego Rejestru Sądowego.
  • działalność gospodarcza jest zawieszona lub okresy zawieszenia działalności znacznie przekraczają okres aktywnej działalności;
  • oświadczenie składa osoba bezrobotna aktualnie zarejestrowana w Urzędzie Pracy;
  • liczba oświadczeń osoby deklarującej zamiar zatrudnienia znacznie przekracza jej realne potrzeby (np. kilkadziesiąt lub kilkaset oświadczeń składanych przez osobę prowadzącą niewielkie przedsiębiorstwo lub gospodarstwo rolne);
  • w przypadku wystąpienia ryzyka wywołania negatywnych konsekwencji na lokalnym rynku pracy, np. poprzez rejestrację oświadczeń w zawodach w których zarejestrowana jest duża liczba bezrobotnych lub za wynagrodzeniem znacznie poniżej stawek obowiązujących dotychczas na rynku, Urząd będzie mógł odmówić zarejestrowania oświadczenia (Art. 4 ust. 1 pkt. 17 i Art. 12 pkt. Pkt. 9c ustawy o samorządzie powiatowym z dnia 5 czerwca 1998 r .Dz. u. 1998 Nr 91 poz. 578);
  • w związku z poważnymi wątpliwościami związanymi z faktycznym zatrudnianiem cudzoziemców zgłaszanymi przez placówki Straży Granicznej, oddziały ZUS, Inspekcję Pracy oraz Urzędy Skarbowe, Urząd Pracy m. st. Warszawy informuje, że nie będą rejestrowane oświadczenia o zamiarze powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcom ani oferty pracy mające na celu wykazanie braku możliwości zaspokojenia braków kadrowych w oparciu o lokalny rynek pracy przez podmioty gospodarcze deklarujące siedzibę jak i miejsce wykonywania pracy pod adresem tzw. „wirtualnego biura” (podmiot nie posiada fizycznie siedziby).

Pracodawca (osoba prawna lub osoba fizyczna) planujący zatrudnienie obywateli Republiki Armenii, Republiki Białorusi, Republiki Gruzji, Republiki Mołdawii, Federacji Rosyjskiej lub Ukrainy powinien wypełnić i wydrukować dwustronnie „Oświadczenie o zamiarze powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcowi”- formularz zamieszczony jest na stronie internetowej Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej - https://www.praca.gov.pl lub skorzystać z możliwości wypełnienia formularza w Urzędzie w Sali Informacji Zawodowej (sala 117).

W celu zarejestrowania oświadczenia w Urzędzie Pracy w Warszawie, pracodawca osobiście winien złożyć w formie papierowej wypełnione i wydrukowane oświadczenie wraz z pouczeniem w dwóch egzemplarzach.

Rejestracji oświadczenia dokonuje i odbiera osobiście pracodawca w przypadku braku możliwości osobistego złożenia i odbioru, czynności tych może dokonać pełnomocnik pracodawcy:

  • pełnomocnictwo nie jest wymagane, jeżeli osoba jest upoważniona z imienia i nazwiska do reprezentowania podmiotu w odnośnym dokumencie rejestracyjnym;
  • inny pracownik firmy legitymujący się pisemnym upoważnieniem pracodawcy (każdorazowo oryginał upoważnienia, kserokopie nie będą uznawane);
  • inna osoba fizyczna legitymująca się pełnomocnictwem poświadczonym notarialnie.

INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA OŚWIADCZENIA NA STRONIE INTERNETOWEJ

  1. Wchodzimy na stronę Urzędu Pracy m. st. Warszawy: www.up.warszawa.pl
  2. Przechodzimy do zakładki DLA PRACODAWCÓW I PRZEDSIĘBIORCÓW
  3. Po lewej stronie wchodzimy w zakładkę Informacje o zatrudnieniu cudzoziemców spoza UE i EOG
  4. Klikamy w zielony link https://www.praca.gov.pl w tekście bądź na samym dole strony
  5. Z wyświetlonej listy możliwych dokumentów wybieramy „Oświadczenie o zamiarze powierzenia wykonania pracy….”
  6. Wybieramy jako adresata wniosku Urząd Pracy m.st. Warszawy, następnie naciskamy przycisk Przejdź do edycji wniosku
  7. Wypełniamy wniosek składający się z czterech stron
  8. Sprawdzamy poprawność wprowadzonych danych za pomocą przycisku Sprawdź i usuwamy wszelkie wskazane błędy
  9. Po usunięciu ewentualnych błędów i zapoznaniu się z uwagami klikamy przycisk Wyślij a następnie przycisk Dalej
  10. W kolejnym oknie należy wprowadzić numer PESEL w celu podłączenia składanego oświadczenia pod istniejące konto lub założenia nowego konta a następnie należy kliknąć przycisk Dalej
  11. W kolejnym oknie należy wybrać opcje Przekaż dane bez podpisu a następnie po wysłaniu oświadczenia do urzędu oświadczenie należy wydrukować za pomocą przycisku Drukuj
  12. W nowym oknie powinno się otworzyć wypełnione oświadczenie w formacie PDF
  13. Po ukazaniu się okna z oświadczeniem klikamy DRUKUJ, następnie w opcjach (zależnie od drukarki jaką posiadamy) trzeba wybrać opcję DRUKU DWUSTRONNEGO
  14. Oświadczenie drukujemy w dwóch egzemplarzach.

Uwaga.

Nie jest konieczne posiadanie potwierdzonego konta na stronie www.praca.gov.pl, w celu składania oświadczeń o zamiarze zatrudnienia cudzoziemca do Urzędu Pracy m.st. Warszawy.

Uwaga.

W przypadku problemów z wypełnianiem i wydrukowaniem formularza prosimy o zgłaszanie wszelkich problemów i nieprawidłowości na Zieloną Linie pod numer 19524.

Jednocześnie prosimy o weryfikacje czy oświadczenie jest wypełniane na komputerze posiadającym następujące oprogramowanie:

  1. Przeglądarka internetowa Internet Explorer w wersji 10 lub 11 lub przeglądarka internetowa Firefox w możliwie najnowszej wersji
  2. Aktualna wtyczka FlashPlayer
  3. Aktualne oprogramowanie Adobe Acrobat Reader lub podobne

Najczęstsze problemy wynikają z wykorzystania starszej wersji lub nie wspieranej przez system przeglądarki lub posiadania nieaktualnego oprogramowania FlashPlayer

Podczas składania do rejestracji oświadczenia w Urzędzie Pracy m.st. Warszawy pracodawca przedstawia do wglądu w celu weryfikacji aktualne dokumenty:

  • w przypadku podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą – wpis do KRS lub wpis do CEIDG z dokumentem potwierdzającym stały meldunek;
  • w przypadku osób prowadzących gospodarstwo rolne - zaświadczenie o podleganiu ubezpieczeniu w KRUS, zaświadczenie z Urzędu Gminy o powierzchni fizycznej i przeliczeniowej gospodarstwa rolnego lub inny dokument potwierdzający posiadanie gospodarstwa rolnego;
  • w przypadku osób fizycznych - dokument tożsamości zawierający nr PESEL i adres zameldowania stałego.

Urząd Pracy m. st. Warszawy umieszcza na złożonych egzemplarzach informacje o rejestracji. Jeden egzemplarz oświadczenia pracodawca powinien przekazać cudzoziemcowi, któremu powierza zatrudnienie, kopia pozostaje w Urzędzie.

Procedura rejestracji jest bezpłatna.

Zarejestrowane oświadczenie jest podstawą dla cudzoziemca do ubiegania się w polskiej placówce dyplomatyczno-konsularnej w kraju jego stałego pobytu, o wizę w celu wykonywania pracy w Polsce.

Urząd Pracy m. st. Warszawy zastrzega sobie możliwość powiadomienia organów konsularnych i kontrolnych (np. Straży Granicznej, Państwowej Inspekcji Pracy, Policji, Urzędu Skarbowego, ZUS) o uzasadnionych wątpliwościach dotyczących składanych oświadczeń.

Uwaga.

Oświadczenia, które noszą znamiona przerabiania i skreślania nie będą rejestrowane. Urząd Pracy m. st. Warszawy nie sporządza kopii oświadczeń dla pracodawców, nie wylicza wykorzystanych okresów wykonywania pracy przez cudzoziemców..

Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 9 września 2016 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2017 r. (Dz. U. z 2016 poz. 1456) – od dnia 1 stycznia 2017 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi
2 000 zł brutto.

Uwaga.

Zarejestrowane oświadczenie nie jest dokumentem poświadczającym zatrudnienie u danego pracodawcy a wskazuje jedynie, że cudzoziemiec ma prawo być zatrudniony u danego pracodawcy. Praca wykonywana jest na podstawie pisemnej umowy na warunkach określonych w oświadczeniu.

Do pobrania

Upoważnienie do składania i odbioru (DOC, 28KB)

Podstawa prawna:

  • Ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym.
  • Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, art. 90 ust.4.
  • Ustawa z dnia 15 czerwca 2012 r., o skutkach powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym nielegalnie na terytorium Polski ( Dz. U. 2012 poz.769).
  • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.
  • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 kwietnia 2015 r. w sprawie przypadków, w których powierzenie wykonywania pracy cudzoziemcowi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest dopuszczalne bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę (Dz. U. Z 2015 r. Poz. 588).
  • Wytyczne Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej dla Powiatowych Urzędów Pracy w związku z rejestracją oświadczeń o zamiarze powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcom na warunkach określonych w § 1 pkt 20 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 kwietnia 2015 r. w sprawie przypadków, w których powierzenie wykonywania pracy cudzoziemcowi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest dopuszczalne bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę (Dz. U. poz. 588).
Aktualizacja: 10 październik 2017 r.